Sådan lykkedes du med hybridarbejde på arbejdspladsen

Hybridarbejde er kommet for at blive. Men hvordan kan virksomheder lykkedes med hybridarbejde på arbejdspladsen?

Færre skriveborde og faste pladser. Flytbare vægge og multifunktionelle møbler. Flere virtuelle møderum. Fremtiden er i den grad flyttet ind på kontorerne, hvor teknologi og kontorindretning for alvor smelter sammen for at imødekomme behovet for en hybrid arbejdsplads, der er attraktive for medarbejderne at være i. Fællesskab og samarbejde har altid tiltrukket folk til kontoret, med hvad skal der til for at skabe de bedste forudsætninger for, at dine kolleger kan mødes og socialiseres på en hybrid arbejdsplads?

Ifølge arkitekten Paulette Christophersen, der er ekspert i workplace design mener, at de fysiske rammer skal indkapsle virksomhedernes DNA, være fleksible, digitale, bæredygtige og inkluderende på samme tid, hvis den hybride arbejdsplads skal blive en succes. De fysiske rammer på kontoret skal kunne noget andet og mere end hidtil.

Hvad er hybrid arbejde?

Det er en kombination af at arbejde virtuelt og mødes fysisk op på kontoret. Fx kan det være du er på kontoret i starten af uge, og arbejder hjemmefra eller fra andre lokationer resten af ugen. Det kan også være du arbejder hjemmefra en dag om ugen.

Hvad er fordelene ved en hybrid arbejdsplads?

Både arbejdsgivere og medarbejdere kan nyde godt af de mange fordele, der er ved hybridarbejde. Arbejdsgiverne vil opleve øget produktivitet, mere motiverede medarbejdere og arbejdspladsen bliver mere attraktivt, hvilket gør det lidt nemmere at rekrutterer de rigtige medarbejdere og ikke mindst fastholde de dygtige ansatte i virksomheden.

Medarbejderne sparer tid på transporten og kan opnå en bedre balance mellem arbejde og privatliv. Desuden har de mere kontrol over deres egen tid, hvilket kan være med til at reducere stress og øge medarbejdertrivslen. Ofte kan de også arbejde uforstyrret og mere koncentreret derhjemme.

Sammen og hver for sig til møderne

Selvom der er flere der arbejder remote, forsvinder behovet for at mødes ikke. Og derfor bør den hybride arbejdsplads stadig have fokus på at etablere fysiske mødelokaler, hvor medarbejderne kan mødes. Men det behøver nødvendigvis ikke være store mødelokaler, hvis der også skal afholdes videomøder. Indretningen af mødelokalet skal gentænkes, så det understøtter samspillet mellem teknologi og indretningen. Har din virksomhed ikke nok møderum, kunne du måske overveje en telefonboks eller mødeboks til online møderne. De kræver ofte ikke ret meget plads, og du kan med fordel også bruge dem som et stillerum til de dage, hvor du har brug for mere arbejdsro til de mere krævende arbejdsopgaver.

Teknologien har gjort det muligt at mødes på tværs af lande og lokationer uden at være fysisk til stede i det samme rum. For de virksomheder der opererer globalt og ønsker at skabe en bæredygtige profil ved blandt andet at nedbringe antallet af rejser, er virtuelle møder helt oplagt. Her er det stadig vigtigt at skabe gode fysiske rammer til møderne og få anskaffet sig noget ordentligt udstyr til at afholde videomøderne. Det er vigtigt at man kan høre og se hinanden tydeligt, så alle føler sig inddraget på lige fod med hinanden. Her kan du med fordel have et kamera i rummet, der kan følge alle i rummet - så dem der arbejder remote, også kan se de andre mødedeltagere i rummet. Til videomøder kan du med fordel vælge et trapezformet mødebord, så alle rundt om bordet kan ses på skærmen.

Opstil klare rammer og forventninger på de hybride arbejdspladser

En hybrid arbejdsplads kan ikke lykkedes, hvis der ikke fastsættes nogle klare regler og rammer til hybridarbejdet. Her er det også vigtigt som leder løbende at forventningsafstemme med den enkelte medarbejder, da der kan være forskellige behov for ledelse.

Der skal fokuseres på personaleledelse end bare på at få opgaverne udført. Her skal vi være gode til at støtte og stole på hinanden, hvor vi skal sikre os at alle føler sig inkluderede til møderne. Det kræver at ledelsen og medarbejderne er gode til samarbejde med hinanden, og vi er proaktive i forhold til at dele information og give regelmæssig konstruktiv feedback.

Som leder af en hybrid team vil du møde nogle nye dilemmaer, du ikke før har prøvet kræfter med. Det kan være nogle medarbejdere har svært ved at løse deres opgaver lige så godt hjemmefra som på kontoret, og derfor skal bruge hjælp til planlægning af dagens opgaver. 

Onboarding af nye medarbejdere 

Som udgangspunkt vil det oftest give bedst mening at oplære nye medarbejdere på arbejdspladsen. Her vil den nye medarbejder været omgivet af de andre medarbejdere på kontoret, der kan tage sig af at opdatere den nye kollega. Hvis den nye medarbejder allerede skulle starte ud med at arbejde remote, kan man risikere at glemme den nye medarbejder i den travle dagligdag. Nogle medarbejdere kan måske komme til at fastholde nogle gamle vaner, hvor de har arbejdet 100 procent hjemmefra. Derfor bør man i de enkelte teams diskutere om, der er brug for mere fysisk tilstedeværelse fra alle på kontoret, når nye medarbejdere starter.