7 ting du skal overveje, inden du skal i gang med at indrette et mødelokale

Hvordan indretter man sit mødelokale optimalt, så man får de bedste rammer for et godt møde? Her giver vi dig 7 konkrete tips.

Læsetid: 5 min.

Når du skal begynde at indrette et mødelokale, der er indbydende for mødedeltagerne, så handler det om at skabe samspil mellem farverne, formerne, interiøret og funktionaliteten. Den rigtige indretning giver bedre møder. Et møderum er det sted, hvor mennesker mødes, og hvor samtalerne og idéerne opstår. Derfor er det vigtigt, at indrette lokalet efter formålet.

Ingen møder er ens. Nogle virksomheder har brug for de klassiske møderammer rundt om bordet, mens andre har brug for mere mobile eller fleksible løsninger for at kunne holde et effektivit og hurtigt møde.

Her får du 7 tips til at indrette dit mødelokale mest optimalt

1. Hvad er formålet med mødelokalet?

Det er vigtigt, at både komforten og indretningen af mødelokalet er tilpasset mødeformen. Derfor skal du begynde med at definere de forskellige behov, deltagerne har, når der afholdes møder. Du kan gå rundt i de forskellige afdelinger og spørge ind til, hvordan de plejer at holde møderne.

Du kan bl.a. stille dem disse spørgsmål:

• Hvor mange personer plejer at deltage?
• Hvor længe varer møderne? Er det korte eller lange møder?
• Hvad laves der til møderne?
• Er det kundemøder, personalemøder, onlinemøder eller en til en møder?
• Kræver møderne IT-udstyr?

Når du har afdækket behovet, bliver det meget nemmere at træffe beslutninger omkring, hvordan mødelokalet skal indrettes.

2. Hvor stort er virksomhedens møderum?

Størrelsen af dit møderum kan være afgørende for, hvilke muligheder du har i forhold til indretningen af virksomhedens mødelokale. Jo mere plads der er, desto flere forskellige slags miljøer og kreative løsninger kan du skabe. F.eks. kan du have et område med traditionelle mødestole og mødeborde samt et andet område med højborde og barstole. Det giver plads til både de formelle og lange møder til de korte uformelle møder.

Til de mindre mødelokaler er der ikke ret meget plads at gøre godt med. Derfor skal man være lidt kreativ med indretningen. Hvis mødelokalet benyttes af forskellige personer til flere slags møder, så kræver det fleksible møbler som klapborde eller stabelbare stole. Det sikrer, at pladsen altid blive udnyttet optimalt ift. dagens mødeform.

3. Møblerne skal passe til mødeformen

Det er vigtigt at tage udgangspunkt i mødeformen for at kunne skabe de bedste rammer for et velindrettet mødelokale. Man kan generelt siger, at der findes 3 former for møder:

De korte møder

Til korte og uformelle møder vil det være bedst med et højt mødebord med barstole. Her er der også mulighed for at afholde stående møder. Da det kan blive lidt besværligt at stå op i længere, bliver de stående møder ofte mere fokuserede og relative korte. Varer mødet længere end en halv time, er det en god idé at variere mellem at sidde på barstolen og stå op ved højbordet.

Lejlighedsvise møder

Når der opstår behov for møder, så er det vigtigt at man skal sidde komfortabelt. En mødestol med sædepolstring og armlæn til at hvile armene på, vil være det mest optimale.

Lange møder

Til de lange møder er det vigtigt, at man sidder komfortabelt på mødestolen under hele mødet. Deltagerne skal kunne koncentrere sig om det vigtigste, som er selve mødet. Når det gælder mødestole til lange møder er det typisk polstrede stole, der er det mest fortrukne valg blandt virksomhederne. Her sidder man godt i stolene, og de polsterede mødestole bidrager også til at forbedre akustikken. Her må stolene gerne være brede og med vip-funktion, så du undgår at skulle dreje hovedet, når du fx skal kigge på præsentationen eller snakke med sidemanden.

Når det gælder mødeborde, skal bordhøjden matche stolehøjden, så en gennemsnitlig person kan sidde behageligt ved bordet og tage noter uden at strække sig. Bordbenene må ikke komme i vejen for deltagernes ben. Overfladen skal let kunne aftørres og være nem at skrive på. Ledninger og kabler skal kunne skjules, og mødedeltagerne skal have nem adgang til strøm.

Når du skal finde et mødebord, som passer med de antal mødestole du har, kan du gå efter disse grundregler:

• Smalle mødestole: Afsæt omkring 60 cm per stol
• Brede mødestole: Afsæt omkring 70 cm per stol

4. Tænk naturen ind i din indretning i form af farver og materialer

Naturen har en beroligende effekt på os mennesker. Den viden kan du bruge til at indtænke nogle af naturens farver og elementer i indretningen af mødelokalet. 

5. Den gode akustik er vigtigt

Det er vigtigt, at der er en god akustik i rummet. Det skal være nemt at følge med i samtalen eller præsentationen inde i mødelokalet. Hvis ikke der er god akustik i rummet, så kan du risikere ufokuserede møder, hvilket ikke er særlig hensigtsmæssigt, hvis det drejer sig om vigtige ting, der skal videreformidles. For at forbedre akustikken kan du bruge mosvægge, polstrede møbler som fx mødestole, mødeborde med linoleumsbordplade, gulvtæpper eller en akustiklampe. Der findes mange løsninger til at forbedre akustikken i mødelokalet.

6. Mødelokalet behøver ikke altid bestå af fire faste vægge

Det er ikke alle møder, der kræver et mødelokale med fire fysiske vægge. Et godt eksempel kunne være det uformelle snak og korte møde, der ikke behøver foregå bag en lukket dør. Her kan du indrette et hjørne med sofaer eller borde med en skærmvæg, hvor der lægges op til, at man lige hurtigt kan vende et par ting i løbet af dagen. På den måde undgår du også at forstyrre de andre medarbejdere omkring dig, hvis du har brug for at sparre eller holde et kort møde med en kollega.

7. Brug farver og storytelling i din indretning

Begynd med rummets karakter. Hvad farve har gulvet? Hvilke materiale er gulvet lavet af? Hvilken farve har væggen? Herefter kan du udvælge materialer og farver, som skal være i balance med de nuværende farver og materialer.

Brug virksomhedens logofarve i indretningen og møbler. Her kan du også vælge andre farver som naturfarver, hvis I gerne vil vise, at I er miljøbevidste. En farve er med til at skabe en bestemt stemnning i rummet, og derfor er det vigtigt, at du forstår, hvad de forskellige farver udstråler.

Hold dig som udgangspunkt til rolige farver på væggen. Fuld knald på stærke farver kan både skabe energi men også forvirre. Farverne skal helst ikke distrahere deltagerne under mødet.

Hvis du skal have stærke farver ind i møderummet, så anbefaler vi som udgangspunkt farverige kontormøbler. Dette giver dig en fleksibel løsning, hvor du altid kan flytte rundt på møblerne eller få dem udskiftet til en anden farve.